Solution GED pour les ressources humaines : un outil impressionnant

Utiliser une solution GED est un bon moyen de garder la main sur la gestion des ressources humaines d’une entreprise. Cet outil facilite par exemple la coordination des données sur les salariés ainsi que leur contrat de travail. Toutefois, il est plus judicieux de vous informer sur les principaux avantages d’une GED avant de l’utiliser.

Les avantages avec l’intégration de la GED dans les ressources humaines

Une solution GED parfaitement intégrer présente les avantages suivants pour les ressources humaines :

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• Améliorer les processus RH : l’utilisation de l’outil permet généralement d’accélérer les opérations administratives que vous allez mener à l’avenir. Vous pouvez par exemple gagner du temps pour l’intégration de nouveaux salariés au sein de l’entreprise.
• Sécuriser chaque processus : vous pouvez miser sur la sécurité et la conformité des données avec l’utilisation de cet outil. De plus, vous n’aurez aucun souci à vous faire sur le respect du RGPD avec cette technologie.
• Réduire l’impact environnemental : cela se traduit par le fait que vous allez réduire la consommation de papier dans le service. Cela est aussi valable pour l’encre tout comme l’énergie essentielle pour gérer les documents.

Notez que vous pouvez profiter pleinement de la solution de ged pour les ressources humaines en assurant son intégration. Cela est valable, peu importe les domaines dans lesquels vous souhaitez vous en servir en Ressources Humaines. À souligner que la prise en main de l’outil ne vous posera pas le moindre souci.

Dans quels processus des RH utilisés la GED ?

Il est possible d’utiliser une solution GED dans différents processus des RH. Vous pouvez parfaitement vous en servir pour faire du recrutement. Cela facilitera certainement votre collaboration avec les potentiels candidats à des postes donnés. Cela implique la numérisation des dossiers de candidature pour faciliter les recherches.

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Il y a aussi l’intégration des nouveaux collaborateurs en facilitant leur accès aux documents sans les perdre. Ces derniers pourront se procurer les bonnes informations pour commencer à travailler. Il est même possible d’adopter la signature électronique pour les contrats de travail.

Vous pouvez aussi utiliser une solution GED pour former les salariés quand il le faut. Cela se traduit par la facilité de gestion des plans de formation comme la centralisation des supports pédagogiques. Il vous sera même facile de réaliser un suivi des progrès de chaque salarié en formation. Sinon, il ne faut pas hésiter à vous en servir dans le domaine de l’offboarding. En effet, les départs des employés doivent se faire dans les normes pour éviter le moindre souci.

Le point sur la mise en place de la GED dans les ressources humaines

L’utilisation d’une solution GED pour les ressources humaines nécessite une détermination de vos besoins. Ainsi, il vous sera plus facile de régler l’outil et d’atteindre facilement vos objectifs. L’intégration dépend par exemple de la taille de l’entreprise, mais aussi du nombre exact de salariés. Il ne faut pas non plus ignorer les types de documents que vous gérez au quotidien.

Par ailleurs, il est important de déterminer le processus que vous désirez optimiser avec l’outil GED. De plus, vous devez impliquer toutes les personnes concernées dès le début de son utilisation dans le service.

Pour cela, il est conseillé d’informer ces gens sur l’application de l’outil. Cela peut vous pousser à préparer des formations pour certaines personnes. L’objectif est que chacun comprend le fonctionnement de la solution après son application.

Notez que le dépliement de l’outil peut se faire en plusieurs étapes à commencer par la numérisation des documents. Viennent ensuite l’indexation et leur classement avant de définir les droits d’accès. La mise en place des procédures et l’intégration des interfaces viennent en dernier.

Quelle solution choisir pour une meilleure utilisation de la GED ?

Il est important de bien choisir la solution qui vous convient pendant l’application d’une solution GED. Il faut en premier vous servir d’un outil qui convient à la taille de votre entreprise. Il faudrait aussi prendre en compte le secteur d’activité dans lequel vous intervenez.

En outre, vous devrez vous assurer que l’outil soit compatible avec ceux dont vous disposez déjà au sein de l’entreprise. Cela est par exemple le cas d’un logiciel de gestion de paie qui est indispensable pour faciliter le travail.

Par ailleurs, il faut insister sur les fonctionnalités avancées que possède l’outil avant de l’utiliser. Vous pouvez par exemple prioriser les fonctions de classement et de partage des documents dans le service. Il est même important de choisir une solution qui s’adaptera aux changements du marché et de votre entreprise. Ainsi, il vous sera facile de gérer les ressources humaines pour les années à venir.